Отчёт о прибылях и убытках в iiko: где найти и как читать

Отчёт о прибылях и убытках отвечает на главный вопрос владельца ресторана: сколько заведение заработало за месяц. В iiko такой отчёт есть, и построить его можно за минуту. Но итог в нём точен ровно настолько, насколько полно в iiko ведётся учёт: расходы, которые в iiko не проведены, в отчёт не попадут, и прибыль окажется выше настоящей. Статья объясняет, где найти отчёт, как он устроен и что проверить, прежде чем верить итогу месяца.

Где найти отчёт о прибылях и убытках в iiko

Отчёт открывается из меню «Отчеты» или «Финансы», пункт «Отчет о прибылях и убытках». Для просмотра у пользователя iiko должно быть право «Просматривать отчет о прибылях и убытках».

1. Задайте период в полях «За период», «с» и «по». Для отчёта за месяц укажите первый и последний день месяца.
2. Поставьте галочку «процент к выручке». Рядом с каждой статьёй появится её доля в выручке, и месяцы с разной выручкой станет легко сравнивать между собой.
3. Если нужно, включите детализацию. «Детализация по дате» разложит суммы по периодам, «Детализация по концепциям» покажет каждую концепцию отдельной колонкой. Обе детализации можно включить одновременно.
4. После изменения параметров нажмите «Обновить», иначе отчёт покажет прежние числа.

При детализации по концепциям суммы, которые не отнесены ни к одной концепции, стоят в колонке «Без концепции». Это, например, ручная проводка за аренду помещения или инвентаризация на общем складе. Галочка «Распределять данные по концепциям» разнесёт такие суммы по концепциям пропорционально их торговой выручке.

Из чего состоит отчёт

Отчёт собирается из проводок. Каждый документ в iiko, будь то продажа на кассе, приходная накладная, инвентаризация или акт приёма услуг, записывает суммы на счета, а отчёт складывает эти суммы по разделам. В какой раздел попадёт счёт, зависит от его типа в плане счетов. План счетов открывается из меню «Финансы», пункт «План счетов».

Разделы идут сверху вниз:

• Выручка. Торговая выручка с касс и другие доходы от основной деятельности, например оптовая реализация и отгрузки между подразделениями. Скидки входят сюда же отдельным счётом и уменьшают выручку.
• Себестоимость. Стоимость продуктов, списанных со склада под проданные блюда, а также недостачи и излишки инвентаризации.
• Валовая прибыль. Выручка минус себестоимость.
• Расходы. Счета с типом «Расходы»: аренда, услуги сторонних организаций, зарплата, если она проведена на расходный счёт, и другие статьи, которые ресторан ведёт в iiko.
• Прибыль от основной деятельности. Валовая прибыль минус расходы.
• Прочие доходы и прочие расходы. Операции, которые не относятся к основной деятельности ресторана.
• Чистая прибыль. Итог отчёта: прибыль от основной деятельности с учётом прочих доходов и расходов.

Почему прибыль в отчёте iiko бывает выше настоящей

Зарплаты нет в расходах

Расчёты с сотрудниками по оплате труда iiko ведёт на счёте «Текущие расчеты с сотрудниками». Это счёт обязательств: он показывает, сколько ресторан должен сотрудникам, и в отчёт о прибылях и убытках не входит. Зарплата появится в разделе «Расходы», только если её начисление проведено на расходный счёт, например на счёт «Зарплата».

Откройте раздел «Расходы» и найдите строку зарплаты. Если её нет или сумма заметно меньше начисленного фонда оплаты труда, прибыль в отчёте завышена на эту разницу.

Расходы оплачивают и учитывают вне iiko

Аренду, коммунальные платежи, рекламу, услуги бухгалтера и банковские комиссии часто оплачивают из банка и в iiko не проводят. Отчёт видит только то, что проведено. Чтобы такой расход попал в отчёт, его заводят актом приёма услуг: меню «Финансы», пункт «Акты приема услуг». В поле «Списывать услуги на счет» выберите счёт с типом «Расходы», и сумма акта войдёт в отчёт о прибылях и убытках.

Счёт заведён не с тем типом

Раздел отчёта определяется типом счёта. Если расходный счёт создан с другим типом, его суммы окажутся не в том разделе или не попадут в отчёт совсем. Исправляется это только в плане счетов iiko.

Налоги не проведены

Налоги и взносы стоят в отчёте такими, какими их провели в iiko. Если их не проводят, чистая прибыль в отчёте посчитана до налогов.

Почему отчёт за прошлый месяц меняется

iiko пересчитывает себестоимость задним числом. Накладная, проведённая с опозданием, или инвентаризация в конце месяца меняют себестоимость уже прошедших дней, а вместе с ней валовую и чистую прибыль. Поэтому итог месяца стоит смотреть после того, как проведены все накладные и инвентаризация за этот месяц.

Почему выручка в отчёте не совпадает с отчётом по продажам

В отчёте о прибылях и убытках выручка складывается из всех счетов выручки: продажи на кассе, оптовая реализация, отгрузки между подразделениями. В отчёте по продажам есть только продажи гостям. Поэтому выручка в отчёте о прибылях и убытках может быть выше. Как считать выручку месяца и почему она расходится с кассовыми сменами и ОФД, разобрано в статье о выручке за месяц в iiko.

Как читать отчёт о прибылях и убытках каждый месяц

1. Стройте отчёт после того, как проведены все накладные и инвентаризация за месяц.
2. Включайте «процент к выручке»: доля статьи сравнима между месяцами с разной выручкой, а сумма в рублях нет.
3. Проверьте, что в расходах есть зарплата и что её сумма близка к начисленной.
4. Проверьте аренду и другие расходы, которые оплачиваются вне iiko.
5. При детализации по концепциям посмотрите колонку «Без концепции»: в ней лежат общие расходы, которые легко не заметить.
6. Сравнивайте месяц не только с прошлым месяцем, но и с тем же месяцем прошлого года: часть изменений объясняется сезоном.

Отчёт о прибылях и убытках в Restometrics

Всё это можно собрать и проверить в iiko вручную. Restometrics строит отчёт о прибылях и убытках по данным вашей iiko готовым экраном:

• отчёт за месяц или за год, от выручки до чистой прибыли, с колонкой для каждой локации, колонкой «Общие» для расходов на всю сеть и итогом;
• вид «Как в iiko»: те же разделы, счета и процент к выручке, что в отчёте iiko, и блок «Зарплата в iiko», который показывает, сколько iiko начислила сотрудникам;
• вид «Наш расчёт»: выручка и себестоимость из iiko, а зарплата, аренда, прочие расходы и налоги из iiko или вписанные вручную; кнопка «Перенести статьи из прошлого месяца» переносит ручные статьи в новый месяц;
• зарплату можно посчитать по ставкам и часам табеля, если начислений в iiko нет;
• общие расходы сети можно разделить между локациями пропорционально выручке или поровну;
• галочка «Выручка: только реальные деньги» вычитает из выручки оплаты бонусами, сертификатами и угощение за счёт заведения, если эти типы оплат отмечены в разделе «Оплата»;
• кнопка «Обновить из iiko» забирает свежие суммы месяца, когда накладные и инвентаризации проведены задним числом;
• экспорт отчёта в CSV и PDF.

Частые вопросы

Где в iiko отчёт о прибылях и убытках?

В меню «Отчеты» или «Финансы», пункт «Отчет о прибылях и убытках». Для просмотра нужно право «Просматривать отчет о прибылях и убытках».

Почему в отчёте о прибылях и убытках iiko нет зарплаты?

Расчёты с сотрудниками по оплате труда iiko ведёт на счёте обязательств, а он в отчёт не входит. Зарплата появится в разделе «Расходы», только если её начисление проведено на расходный счёт.

Почему прибыль за прошлый месяц изменилась?

iiko пересчитывает себестоимость задним числом, когда проводят накладные и инвентаризации за прошедшие дни. Вместе с себестоимостью меняются валовая и чистая прибыль.

Чем валовая прибыль отличается от чистой?

Валовая прибыль равна выручке минус себестоимость продуктов. Чистая прибыль остаётся после вычета всех расходов с учётом прочих доходов и прочих расходов.