Аналитика ресторана: какие показатели смотреть каждый день, неделю и месяц

Аналитика ресторана начинается не с количества отчётов, а с распорядка: какой показатель смотреть, как часто и с чем его сравнивать. Выручку за вчера полезно увидеть утром, пока причину провала ещё можно найти. Фудкост за один день почти ничего не скажет: его сдвигают банкет, акция или удачный день у дорогого блюда. Статья раскладывает основные показатели ресторана по трём ритмам, каждый день, раз в неделю и раз в месяц, и показывает, где найти их в iiko.

С чем сравнивать любой показатель

Число без сравнения ничего не говорит. Выручка за вторник сама по себе не показывает, хорош был день или плох: это видно только рядом с прошлым вторником и с планом. Для каждого показателя держите три точки сравнения.

1. Тот же день недели неделю назад. Понедельник сравнивают с понедельником, а не с воскресеньем: дни недели у ресторана работают по-разному.
2. План или цель. Если плана нет, хватит цели на месяц, разложенной по дням.
3. Тот же период прошлого года. Он отделяет сезон от настоящих изменений: рост к прошлому месяцу летом может оказаться падением к прошлому лету.

Каждый день: выручка, чеки и всё необычное

Ежедневные показатели нужны, чтобы заметить проблему, пока её ещё можно исправить в ближайшую смену.

• Выручка за вчера. Смотрите её рядом с тем же днём прошлой недели и с планом дня.
• Чеки и гости. Показывают, сколько людей пришло. Если выручка упала, а гостей столько же, дело в среднем чеке. Если гостей стало меньше, причину ищут вне зала: погода, события поблизости, сезон.
• Средний чек на гостя и на заказ. Первый показывает, сколько тратит один человек, второй, сколько приносит один заказ.
• Выручка по каналам. Зал, доставка и самовывоз по отдельности: падение одного канала теряется в общей сумме.
• Удаления, отмены и скидки. Особенно удаления позиций после того, как гостю уже показали счёт. Этот показатель смотрят каждый день, потому что через неделю восстановить, что произошло на смене, почти невозможно.
• Незакрытые кассовые смены. Пока смена открыта, выручка дня ещё меняется.

В iiko ежедневные числа собирает OLAP-отчёт по продажам с полями «Учетный день», «Сумма со скидкой», «Чеков», «Количество гостей» и «Тип заказа». Удалённые позиции видны, если добавить поле «Блюдо удалено». Удаления после печати пречека iiko записывает в журнал событий. Сохраните отчёт и открывайте его каждое утро за вчерашний день.

Раз в неделю: дни, часы, списания и закупки

За неделю случайные колебания сглаживаются, и становятся видны настоящие изменения.

• Выручка и гости по дням недели и по часам. Слабые часы подсказывают, где поправить график смен или запустить предложение для гостей.
• Списания по статьям. Порча, проработка, питание персонала. За неделю рост одной статьи уже заметен, а найти его причину ещё не поздно.
• Цены поставщиков. Что подорожало в накладных за неделю. Рост закупочной цены сразу поднимает себестоимость блюд, а в фудкосте месяца он станет виден только в конце месяца.
• Продажи блюд. Какие позиции продаются хуже и какие в отдельные дни не продавались вовсе. Часто за этим стоит стоп-лист: продукт закончился, а заказ поставщику не сделали вовремя.
• Работа персонала. Выручка и средний чек по официантам, часы смен рядом с числом чеков. Если в тихие часы на смене много людей, график можно поправить уже на следующую неделю.
• Движение к цели месяца. Какая доля месяца прошла и какая доля плана выполнена.

В iiko для этого подойдёт тот же OLAP-отчёт по продажам с полями дня недели и часа, а также акты списания и приходные накладные.

Раз в месяц: прибыль и решения

Месячные показатели отвечают на главный вопрос: сколько ресторан заработал и что менять.

• Отчёт о прибылях и убытках. Выручка, себестоимость, валовая прибыль, зарплата, аренда и остальные расходы, прибыль. Как считать выручку месяца и почему она расходится с кассовыми сменами и ОФД, разобрано в статье о выручке за месяц в iiko.
• Фудкост по блюдам и группам меню. Месяц подходит лучше дня и недели: за месяц банкеты и акции перестают искажать картину. Как посчитать фудкост и какой считать нормальным, разобрано в статье о фудкосте.
• Доля зарплаты в выручке. Сравнивайте её с прошлыми месяцами и с тем же месяцем прошлого года.
• Меню. ABC-анализ и матрица меню показывают, какие блюда держат выручку и прибыль, а какие только занимают место. Решения о меню принимают по месяцу или кварталу, а не по неделе.
• Инвентаризация. Недостачи и излишки по товарам. Повторяющаяся недостача одного товара говорит о большем, чем одна крупная.
• Сравнение с прошлым годом. Тот же месяц прошлого года показывает, растёт ресторан или повторяет сезон.

Как не утонуть в отчётах

1. Для ежедневной проверки хватит пяти или семи чисел на одном экране. Если для неё нужно открыть десять отчётов, проверку перестанут делать.
2. У каждого числа должно быть сравнение: с прошлой неделей, с планом или с прошлым годом.
3. Распределите, кто что смотрит: управляющий каждый день, владелец раз в неделю и раз в месяц.
4. Записывайте, что сделали после отклонения. Через месяц станет видно, какие меры работают.
5. В сети смотрите те же показатели по каждой локации отдельно: средняя по сети прячет слабую точку.

Как собрать это в iiko и что даёт Restometrics

Все показатели из статьи можно получить в iiko: построить нужные OLAP-отчёты, сохранить их и открывать в своём ритме. Это работает, но сравнения с прошлой неделей, планом и прошлым годом придётся делать вручную, каждый раз.

Restometrics подключается к iiko и показывает те же данные готовыми экранами:

• главный экран «KPI»: выручка, валовая и операционная прибыль, средний чек на гостя и на заказ, гости и чеки с изменением к прошлому периоду, по всем локациям или по каждой;
• «Цели»: план по выручке на день и месяц, среднему чеку и списаниям, план-факт и прогноз до конца месяца;
• «AI рекомендации»: что изменилось, причина, влияние в деньгах и что сделать;
• для ежедневной проверки разделы «Опасные операции», «Кассовые смены» и «Каналы продаж»;
• для недели разделы «По дням недели», «По часам», «Акты списания», «Поставщики», «Пропали из продаж» и блок «Нагрузка по часам» в разделе «Все сотрудники»;
• для месяца разделы «P&L обзор», «Фудкост», «ABC», «BCG матрица», «Инвентаризации» и «Год к году»;
• «Рассылка отчётов» в настройках: письмо каждое утро с итогами вчерашнего дня, по понедельникам за прошлую неделю или первого числа за прошлый месяц. Аккаунт в Restometrics получателю не нужен.

Частые вопросы

Какие показатели ресторана смотреть в первую очередь?

Каждый день: выручку, число чеков и гостей, средний чек, удаления и скидки. Раз в месяц: прибыль, фудкост и долю зарплаты в выручке.

Как часто смотреть фудкост?

Фудкост удобнее смотреть по закрытому месяцу, а цены поставщиков проверять каждую неделю. За один день фудкост сильно зависит от того, какие блюда продали, поэтому дневные колебания чаще пугают, чем помогают.

Чем аналитика отличается от отчётов iiko?

Данные одни и те же. Отчёт iiko показывает числа за выбранный период, а аналитика сравнивает их с прошлыми периодами и планом и показывает, что изменилось и почему. В iiko такие сравнения собирают вручную, в сервисе аналитики они готовы сразу.